Regras para evitar o excesso de e-mails (por Chris Anderson)

“De acordo com um estudo realizado pela Harris Interactive for Fortiva, 68% dos funcionários nos Estados Unidos enviaram ou receberam mensagens usando a conta de correio eletrônico profissional, o que pode colocar em risco a empresa onde trabalha. Além disso, 92% não se dão conta dessa ameaça à companhia.”

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Nesta semana recebi uma demanda interessante: fazer um pequeno workshop para funcionários do setor admistrativo de uma agência de publicidade sobre o uso de e-mail corporativo. Na hora pensei no quanto é importante falar do tema, mas ao mesmo tempo no quanto nós desconsideramos que precisamos orientar os funcionários sobre as regras mínimas de conduta quando se usa um e-mail em nome da empresa.

O convite chegou a mim por indicação de @ericmessa, coordenador da área de comunicação na FAAP e o criador de um dos primeiros cursos de pós na área de novas mídias, com quem eu já conversei (há coisa de uns 3 anos) sobre minhas preocupações com a informalidade da molecada na nossa área. Mas, pior do que a informalidade dos jovens no trato, são os erros de português e a falta de etiqueta social de outros funcionários mais antigos no uso do e-mail corporativo – e um desconhecimento de que tanto funcionário quanto empresa podem ser acionados judicialmente pelo que for dito (prometido ou divulgado) num e-mail corporativo.

Além disso, há um despreparo para a produção de conteúdo, um discurso que é lento, confuso e não comunica com objetividade aquilo que deveria. Daí que o tempo médio que uma pessoa leva para responder a um e-mail é maior do que o usado para compor um original porque, creio, as gerações “não-Y” ainda pensam como se fossem escrever uma carta, “peticionando” sem muita objetividade e os jovens da geração Y são informais demais (muito embora consigam ser objetivos por conta disso), deixando a troca de mensagens um verdadeiro chat (uma conversa de messenger) com muito vai-e-volta.

Ao relembrar estas reflexões eu pensei num texto que li com dicas de Chris Anderson (autor de A Cauda Longa e curador do TED, evento que reúne especialistas de várias áreas para exporem suas ideias) com uma lista de dez grandes regras para colocar um fim nesse ciclo. Nas suas regras, o pensador propõe que o usuário tente não prejudicar a caixa de e-mail do destinatário de sua mensagem:

  1. Respeite o tempo do destinatário do e-mail – como remetente, é sua a função de minimizar o tempo que o seu destinatário levará para responder ao e-mail
  2. Concisão e lentidão – compreenda quando um e-mail demora para chegar e não dá respostas detalhadas. Ninguém quer soar grosseiro, então não leve para o pessoal
  3. Clareza – escreva o assunto do e-mail de maneira clara e, se achar necessário, use marcações como “[importante]” ou “[baixa prioridade]”
  4. Evite perguntas abertas – cuidado com e-mails longos finalizados com questões como “O que você achou?”. É melhor fazer perguntas simples e fáceis de responder
  5. Corte suas respostas sem conteúdo – você não precisa responder a todos os e-mails. Se seu e-mail é apenas um “legal” ou “está OK”, evite enviá-lo
  6. Diminua os rastros – contexto é importante, mas você não precisa incluir todas as conversas anteriores no e-mail. Tente deixar só as mensagens mais relevantes -as três últimas bastam
  7. Evite arquivos em anexo – não use elementos gráficos, como assinaturas que aparecem como arquivos em anexo nos e-mails. Também evite enviar textos como arquivos em anexo
  8. Seja claro quando não há necessidade de resposta – se a mensagem que você está enviando não precisa ser respondida, seja claro. Finalize o e-mail com “não é preciso responder”
  9. Cuidado com as cópias – quando você adiciona uma pessoa em cópia em um e-mail, está multiplicando o tempo que a mensagem levará para ser respondida. Use a opção com cuidado
  10. Desconecte-se – idealmente, quanto menos tempo gastarmos com e-mail, menos e-mails receberemos. Considere dosar o tempo dedicado a eles e tire uma folga nos finais de semana
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Quarentona assumida, me sinto uma representante legítima da minha geração e, por que não, um modelo para as mais jovens que desejam envelhecer sem deixar de lado os pequenos prazeres da vida, da comida, da diversão, dos cuidados com a saúde e a beleza, das relações pessoais que fazem tudo valer a pena. Um breve resumo: cristã, jornalista, netweaver na otagai.com.br, blogueira no @avidaquer @maecomfilhos @cosmethica.

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